Nuevas tecnologías optimizan gestión documental y aumentan su certeza jurídica

– Soluciones de automatización e IA no solo reducen en hasta un 60% los tiempos del proceso, sino también permiten construir una cultura organizacional de transparencia y una mejor reputación ante fiscalizadores y reguladores, señala Rodrigo Mortara, CEO de Despapeliza.

La incorporación de tecnologías de automatización y soluciones basadas en inteligencia artificial pueden reducir los tiempos de gestión documental en hasta un 60%, según estiman desde Despapeliza empresa fundada en Chile que hoy cuenta con presencia en EE.UU con más de 100 clientes activos y diferentes países de Latam, especializada en automatizaciones inteligentes de procesos documentales y cuya plataforma Legale.io ha integrado recientemente nuevos desarrollos de la industria 4.0.

Rodrigo Mortara, CEO de la compañía, afirma que esta evolución ofrece múltiples beneficios en la gestión de compliance,  anticipar riesgos de incumplimiento, mejorar la trazabilidad y lograr una mayor precisión. En definitiva, minimizar los errores humanos y aumentar la certeza jurídica de los procesos, además de responder de manera más ágil ante los cambios regulatorios y procedimientos de auditoría.

“La gestión documental estructurada y digital permite centralizar, automatizar y monitorear en tiempo real la documentación crítica vinculada a la normativa en distintas áreas”, expone el especialista, quien añade que esta trazabilidad y control permite alinear los procesos con la normativa vigente y que cada acción se respalde digitalmente con evidencias correspondientes en todas las etapas que aseguran la validez de estos.

Más allá de lo concreto, también hay beneficios al construir una cultura organizacional basada en la transparencia y la ética, fortaleciendo la credibilidad ante organismos reguladores. La accesibilidad inmediata a la documentación actualizada, además, hace posible responder con agilidad frente a auditorías o fiscalizaciones, minimizando sanciones u observaciones.

Y es que una gestión documental efectiva reduce la probabilidad de errores, vencimientos u omisiones, lo que significa directamente evitar multas, litigios o impactos reputacionales. “En situaciones de crisis o controversias legales, contar con respaldo documental oportuno y trazable puede marcar la diferencia en términos de defensa legal o reputación pública”, puntualiza Mortara.

La experiencia de Despapeliza es que algunos de sus clientes han eliminado multas y superado auditorías sin observaciones gracias al uso de su sistema. Esto ya que su plataforma no solo entrega reportes con trazabilidad completa, sino que también se integra con herramientas como Power Bi para visualizar resultados en tiempo real y construidos acorde a las necesidades de cada empresa. Además, exportan documentación y evidencia de cumplimiento de forma segura, entre otros beneficios.

A través de funcionalidades como bitácoras de seguridad, geolocalización, logs detallados por usuario, y control de versiones, se genera confianza en la administración de procesos críticos, enfatiza el CEO de la startup. “La integración de la inteligencia artificial de Copilot permite validar y clasificar documentos automáticamente, lo que se complementa con la configuración de alarmas y notificaciones asociadas a documentos, que facilitan la gestión oportuna de las renovaciones y aseguran que los documentos estén siempre actualizados y en regla“.

Seguridad y agilidad

Para garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos, la plataforma de Despapeliza cumple con estándares y protocolos como la ISO 27001, el uso de doble autenticación (2FA) y las bitácoras de seguridad con trazabilidad por IP. Es esencial, en este sentido, que los nuevos desarrollos en compliance implementen políticas de acceso por niveles, cifrado de la información, monitoreo constante, validaciones de identidad y trazabilidad de cada acción registrada en el sistema.

Legale.io permite incorporar al flujo de trabajo a usuarios que aprueben la documentación antes de que esta sea almacenada. La recomendación es establecer controles de acceso por roles, una autenticación robusta, bitácoras de seguridad para cada interacción con el documento y alertas en caso de accesos no autorizados. La clave para optimizar la gestión de compliance está en automatizaciones que entreguen orden, rapidez y evidencia, subrayan desde Despapeliza.

La visualización de datos en tiempo real de indicadores críticos es otro aspecto relevante, pues contribuye a una “gestión inteligente” de eventuales incidentes normativos, alertas por vencimiento o seguimiento de evidencias, contribuyendo a su resolución inmediata. “Esto hace posible, en definitiva, detectar y corregir brechas antes de que generen consecuencias legales u operativas”, concluye Rodrigo Mortara. 

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